Il lavoro da ufficio negli ultimi due anni è completamente cambiato, lo smart working è esploso e piace molto perché lavorare anche fuori dall’azienda permette di ritrovare un equilibrio tra vita personale e professionale. Non dovendo essere tutta la settimana in sede i lavoratori possono gestirsi in autonomia e tagliare i tempi e i costi del trasporto.
La flessibilità che offre è impareggiabile ma lo smart working è caratterizzato anche da diversi aspetti contraddittori: se da un lato è comodo dall’altro, la perdita dell’interazione sociale sul luogo di lavoro, la mancanza di confronto e di partecipazione alla vita dell’azienda, contribuiscono ad aumentare lo stato di frustrazione del lavoratore. Queste conseguenze psicologico-relazionali possono portare ad un incremento di problematiche legate alla stanchezza fisica, alla mancanza di concentrazione e alla difficoltà di gestire lo stress proprio ed altrui. Inoltre, si rischia di perdere tempo, rallentare il ritmo lavorativo e di fare errori legati alla scarsa comunicazione.
Come massimizzare la gestione del tempo
Per uno smart working sereno, ma produttivo, è meglio delineare un to-do list delle mansioni quotidiane. Se si desidera conciliare la vita privata con la vita professionale è necessario gestire tutte le incombenze della giornata. Quando si lavora fuori ufficio e in modalità flessibile, è importante pianificare anche le commissioni personali.
Alcuni consigli per avere una visione chiara delle attività giornaliere senza creare conflitti con l’agenda lavorativa sono:
- Utilizzare una agenda unica per gli appuntamenti personali e professionali così come fanno i liberi professionisti, che organizzano il proprio lavoro e le attività per obiettivi,
- Raggruppare tutte le attività simili: le telefonate e la lettura delle email a orari stabili, le commissioni esterne in determinati momenti, ecc. La nostra mente perde energie e tempo quando passa da un compito all’altro, perché deve staccarsi e ricominciare successivamente. Questa tecnica aiuta a non fare errori e a massimizzare il tempo,
- Evitare le interruzioni di colleghi e clienti, chiedendo con gentilezza di rimandare ad un orario prestabilito,
- Usare pochi strumenti di comunicazione e condivisi genera maggiore ordine e facilita il recupero delle informazioni,
- Utilizzare gli strumenti digitali senza rimanerne schiacciati per il sovraccarico da utilizzo,
- Formarsi anche in merito alle così dette competenze trasversali: la gestione dello stress e del cambiamento, la pazienza, la flessibilità e il problem solving. Fondamentali sono anche le abilità relazionali come l’ascolto, il rispetto, l’empatia, la cooperazione e l’assertività.
Come mettere dei limiti allo smart working (e in generale al lavoro!)
Lavoro agile non significa lavorare 24 ore. In primo luogo è importante porre dei limiti alla propria reperibilità, concedersi pause e, soprattutto, scegliere un momento di inizio e di fine della propria attività lavorativa. Senza definire dei limiti c’è il rischio di non sentirsi mai veramente liberi, avendo la sensazione di lavorare sempre. Anche se lo spazio fisico lavorativo e personale rimane lo stesso, è importante staccare a livello mentale e, se possibile, dedicare una particolare stanza della casa alle attività lavorative di modo da poter cambiare ambiente una volta terminato il lavoro.
Durante le pause è importante occuparsi di corpo e mente, sia a casa, sia in ufficio. Diventa indispensabile fare qualche semplice e veloce esercizio di stretching. È importante guardare lontano, per esempio fuori dalla finestra, al fine di riposare gli occhi che svolgono attività legate al computer e al telefono. Inoltre, bisogna idratarsi frequentemente bevendo acqua e mangiare frutta fresca o secca.
Come organizzare gli spazi fisici
Lo smart working funziona bene soprattutto se l’azienda fornisce al lavoratore tutti gli strumenti per poter lavorare al meglio. In primis la struttura che consente di comunicare e condividere informazioni agevolmente. Serve infatti il giusto set per poter interagire efficacemente con i colleghi e i responsabili:
Computer: adeguato al livello tecnologico delle mansioni che vengono svolte in azienda,
Smartphone: per una comunicazione istantanea e rapida,
Cuffie: per isolarsi dall’ambiente circostante e migliorare l’acustica nelle chiamate,
Webcam: per poter avere un contatto visivo durante le call e le riunioni importanti.
Inoltre, sia fuori che dentro l’ufficio, è sempre bene ritagliarsi uno spazio organizzato dedicato al lavoro. Che sia la propria abitazione, uno spazio dedicato al coworking o la scrivania dell’ufficio non importa: delineare un’area esclusiva per il lavoro aiuta la concentrazione. La zona prescelta dovrebbe essere ordinata ed organizzata, senza distrazioni e tentazioni.
L’ordine esteriore infatti produce ordine interiore, ed è per questo che anche in questo ambiente l’arte del decluttering ci fornisce un prezioso aiuto!
Alcuni validi suggerimenti per evitare l'eccesiva distrazione sono:
- Pulire periodicamente la postazione di lavoro, eliminando tutto dalla scrivania e rimettendoci sopra solo il necessario. Il materiale che non viene utilizzato frequentemente si può riporre in cassetti e scaffali,
- Organizzare al meglio gli spazi: dopo aver capito cosa tenere bisogna definire dove tenerlo. È utile scegliere una parte della scrivania facilmente accessibile ma che non crei intralci alle azioni più frequenti,
- Porre attenzione e organizzare, magari con passacavi, i cavi elettrici e di collegamento sopra e sotto la scrivania,
- Riordinare la propria postazione ogni sera, così da trovarla già tutto organizzato per il mattino seguente,
- La sedia (non mettetevi sul divano, o sul letto!!) deve essere comoda, ma non troppo, al fine di mantenere la concentrazione.
Riguardo a questo ultimo punto facciamo molta attenzione all’ergonomia dei mobili che utilizziamo e la sensazione che ciò che ci circonda ci infonde.
Per quanto riguarda l’ergonomia la postazione deve essere sufficientemente spaziosa con alle spalle uno spazio minimo di 115 cm e con una superficie di almeno 2 metri quadrati per muoversi liberamente con la sedia.
Le indicazioni di diversi fisioterapisti in merito alle postazioni da ufficio sono queste:
Tronco: regolare lo schienale della sedia a 90°-110° e posizionarlo in altezza in modo tale da sostenere l’intera zona lombare.
Gambe: le gambe vanno tenute piegate a 90° regolando l’altezza del sedile. I piedi devono poggiare comodamente a terra ed ove necessario su apposito poggiapiedi.
Avambracci: appoggiare gli avambracci nello spazio che deve rimanere libero tra la tastiera e il bordo tavolo (15 cm).
Lo schermo: deve essere facilmente orientabile ed inclinabile, posizionato frontalmente all’utilizzatore ad una distanza dagli occhi pari a 50:70 cm; il margine superiore deve essere posizionato leggermente più in basso rispetto all’orizzonte ottico dell’utilizzatore.
Tastiera e Mouse: la tastiera deve essere mobile inclinabile e indipendente dallo schermo, deve essere posizionata frontalmente al video ad una distanza dal bordo della scrivania di almeno 10-15 cm. La configurazione del mouse deve adattarsi alla curvatura della mano.
Il piano di lavoro: deve avere una superficie poco riflettente; essere di dimensioni tali da permettere una disposizione flessibile dello schermo, dei documenti e del materiale accessorio, deve permettere di posizionare la tastiera ad almeno 15 cm di distanza dal bordo, deve possedere una profondità tale da assicurare una corretta distanza visiva dallo schermo di almeno 50:70 cm, essere stabile e di altezza, fissa o regolabile, indicativamente fra 70 e 80 cm; deve avere uno spazio idoneo per il comodo alloggiamento e la movimentazione degli arti inferiori e per infilarvi il sedile (largo 160 cm x 90 cm fondo, raccomandato 180 cm x 180 cm).
Il sedile della sedia: deve essere stabile, confortevole e non rigido, con bordi rotondeggianti, avere libertà di movimento con altezza e profondità regolabile. Deve avere una base di appoggio di almeno 50 cm di diametro, avere cinque punti di appoggio con ruote e possibilità di movimento se necessario. La seduta dovrà avere una dimensione di 50 cm di larghezza e di 46 di lunghezza.
Lo schienale: deve essere regolabile sia in altezza che in inclinazione con il sostegno per almeno la zona lombare, non dovrà essere troppo morbido.
Accessori: il telefono, il fax, la stampante ecc. si devono collocare sui mobiletti o nelle parti che non risultano utili per lavorare. Se abbiamo cassettiere mobili e spaziose si possono utilizzare come appoggi fuori dal perimetro del tavolo di lavoro. Sopra il tavolo devono starci solo i documenti utili al lavoro che stiamo eseguendo, gli altri vanno in archivi o armadi.
Per ottenere un ambiente confortevole e performante ci vengono incontro poi i colori ma anche gli oggetti che ci “fanno compagnia” durante la giornata. Blu e verde sono i colori prediletti anche per le zone di lavoro perché rilassano e distendono, ma nulla vieta di scegliere il nostro colore preferito per farci sentire in un luogo su misura per noi.
Molto utile è anche la presenza di piante e fiori e in generale di piccoli oggetti che hanno un significato per noi stessi.
Infine non dimentichiamo che anche la qualità dell’aria, il benessere termico, la riduzione del rumore e un’illuminazione corretta sono fondamentali e vanno studiati sulla base delle mansioni che si svolgono.
Come gestire le emozioni
Oltre all’organizzazione di spazio e tempo, alcune persone necessitano di affinare le tecniche di gestione delle emozioni e dello stress, al fine di mantenere la produttività. È impossibile controllare le emozioni, ma è importante conoscersi, perché la consapevolezza di quale emozione sto provando, può aiutarci a gestirla e affrontare la situazione con maggiore funzionalità, in relazione agli obiettivi da raggiungere.
Dedicare tempo alle attività piacevoli, anche durante una intensa giornata lavorativa, ci aiuta a ripristinare le energie. Non sono necessarie ore, ma momenti appositamente organizzati e la costanza di protrarre questi comportamenti nel tempo. Per esempio, mangiare un cibo che ci piace, fare una doccia rigenerante, accendere una candela profumata, ascoltare la musica preferita, dedicare tempo alla colazione e al pranzo non davanti al computer, stare in famiglia con appuntamenti dedicati.
Quando si lavora da casa (ma lo stesso vale per l’ufficio) è importante darsi delle regole fisse e imparare a seguire una certa routine, che comprende anche attività piacevoli e il concedersi delle pause.
Stare bene al lavoro è importante per la nostra qualità della vita professionale, ma anche personale.
A tal proposito, in questi periodi di transizione può essere utile avvalersi di figure professionali specifiche che supportino sia gli individui sia i gruppi di lavoro nel rafforzare le competenze individuali così come si aggiornano le competenze tecniche.
Infine, una strategia da utilizzare per migliorare il nostro entusiasmo verso l’attività lavorativa in continuo cambiamento, è quella di considerare ogni giorno i risultati raggiunti e di premiarsi a fine giornata, a fine settimana per quanto siamo riusciti a svolgere con merito. Questo premio, simbolico o sostanziale, sarà come una coccola, che ci aiuterà a fermarci, fare il punto della situazione e ricominciare nel giorno successivo con maggiore consapevolezza e grinta.
Ringrazio Anna Pompele - Psicologa del lavoro che ha collaborato alla scrittura di questo articolo